PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI

A ) Pengertian

Dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Sepintas lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas meraka yang utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi. Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan memilih kesempatan yang terbaik.

Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.

Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower management biasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.

B ) Peranan

 

peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila  : 

a ) Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya. 

 b) Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: 

         1) bawahan belum mempunyai kemampuan 

         2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

 C ) Fungsi

Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas–tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

D ) Macamnya

Pada dasarnya staf dapat dibedakan menjadi dua macam :


STAF PENASIHAT

Dibentuk untuk memberikan saran, bantuan, dan jasa kepada seorang manajer. Staf penasihat juga memberikan saran-saran kepada pimpinan terhadap semua bidang yang menjadi tugas dan tanggung jawab pimpinan. Apabila diperlukan Manajer dapat menunjuk atau mengangkat staf penasihat dalam bidang perencanaan, pengorganisasian, pemberian motivasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Agar saran-saran yang diberikan kepada pimpinan merupakan saran yang sudah matang, obyektif dan telah diuji serta diteliti kebenarannya, maka saran-saran itu harus digarap melalui suatu proses. Proses pemberian saran tersebut melalui kegiatan sebagai berikut :

1. Pengumpulan data dapat dilakukan dengan mengadakan penelitian atau riset.
   
2. Mengadakan analisis fakta-fakta, informasi-informasi yang diterima.
   
3. Mengadakan evaluasi atau penilaian.
   
4. Membuat berbagai alternatif atau kemungkinan.
   
5. Mengadakan pemilihan dari berbagai kemungkinan yang dianggap paling baik.
   
6. Membuat kesimpulan.
   
7. Merumuskan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan dalam suatu bentuk tertentu sehingga mudah dan cepat dipahami oleh pimpinan.

STAF PELAYANAN ( Staf Specialis )

Yaitu membantu pimpinan dalam melancarkan tugas-tugas organisasi, dalam memberikan pelayanan untuk seluruh lini dan unsur organisasi. Fungsi utama staf pelayanan adalah memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dalam bentuk kegiatan-kegiatan operasional, bukan memberikan saran atau pertimbanga.

 Sumber : http://cokroaminoto.blogetery.com
                 http://www.ut.ac.id

PERBEDAAN WEWENANG DAN KEKUASAAN

  

A ) Pengertian Wewenang 

 Wewenang adalah kekuasaan namun kekuasaan tidak terlalu berupa kewenangan. Kewenanganmerupakan kekuasaan yang memiliki keabsahan ( legitime power ), sedangkan kekuasaan tidak selalu memiliki keabsahan. Apabila kekuasaan politik di rumuskan sebgai kemampuanmenggunakan sumber-sumber untuk mempengaruhi proses pembuatan dan pelaksanaanleputusan politk, maka kewenangan merupakan hak moral sesuai dengan nilai-nilai dan norma.  

masyarakat, termasuk peratuaran perundang-undangan.Wewenang merupakan hak berkuasa yang di tetapkan dalam struktur organisasi sosial gunamelaksanakan kebijakan yang di perlukan

B ) Pengertian Kekuasaan 

Kekuasaan merupakan unsur penting dalam kehidupan masyarakat karena peranannya dapatmenentukan nasib berjuta-juta orang. Kekuasaan senatiasa ada dalam masyarakat, baik masihsederhana maupun masyarakat besar dan kompleks. Adapun keberadaan kekuasaan tergantung pada sifat hubungan anatar yang berkuasa dan yang terpaksa.Sosiologis mengakui adanya unsur kekuasaan sebagai bagian penolong dalam kehidupanmasyarakat. Sosiologis tidak menilai baik dan buruknya kekuasaan karena ukurannya darikegunaan untuk mencapai suatu tujuan yang telah di tentukan oleh masyarakat.Kekuasaan merupakan kemampuan seseorang mempengaruhi orang lain sesuai dengankehendaknya. Bila kekuasaan itu melembaga dan di akui masyarakatnya, disebut wewenang.Kekuasaan mempunyai aneka bentuk serta sumber yang berbeda- beda misalnya hak milik kebendaan, kedudukan sosial, birokrasi dan intelektualitas.Adapun unsur pokok yang mendasari keberadaan kekuasaan ialah rasa takut, rasa cinta,kepercayaan dan pemujaan atau sugesti. Keempat unsur ini senantiasa dimanfaatkan penguasadalam menjalankan kekuasaannya.

Kekuasaan mempunyai peranan yang dapat menentukan nasib berjuta-juat manusia. Oleh karena itu, kekuasaan (power) sangat menarik perhatian para ahli ilmu pengetahuan kemasyarakatan.Adanya wewenang maupun kekuasaan merupakan suatu pengaruh yang nyata atau potensial. Mengenai pengaruh tersebut, lazimnya diadakan perbedaan, sebagai berikut: 

1 ) Pengaruh bebas yang didasarkan pada komunikasi dan bersifat persuasif.

2 ) Pengaruh tergantung atau tidak bebas menjadi aktif.

3 ) Pihak yang berpengaruh membantu pihak yang dipengaruhi untuk mencapai 

Sumber : http://www.scribd.com